Ưu và nhược điểm của mail nội bộ

Mail nội bộ được tạo ra với sứ mệnh đáp ứng nhu cầu trao đổi thư từ không giới hạn giữa những người sử dụng máy tính trong cùng một mạng cục bộ, giúp nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm tra thông tin hộp thư đi/ đến của nhân viên, đảm bảo việc minh bạch trong giao dịch và bảo mật thông tin nội bộ.

Các thư trước khi được gửi đi và nhận về đều được máy chủ kiểm tra viruss, hạn chế tối đa việc lây nhiễm virus qua thư điện tử. Hệ thống chống thư rác được cài đặt trên máy chủ giúp ngăn chặn các thư Spam giúp nâng cao hiệu suất hoạt động của hộp thư.

Đặc biệt, bạn sẽ có một địa chỉ hộp thư gắn liền với tên miền của doanh nghiệp. Việc thiết lập hệ thống mail công ty giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý, kiểm soát thư từ trong hệ thống mạng. Bên cạnh đó, mail nội bộ cũng có những giới hạn để giúp việc bảo mật thông tin được tốt trong hệ thống mail.
 

Khi tìm kiếm các giải pháp bảo mật và chống thư rác hệ thống mail nội bộ, các công ty thường quan tâm nhiều hơn đến thư rác đến còn thư rác đi thường không được chú trọng. Mặc dù thư rác đến luôn là mối phiền toái thường trực thì việc xử lý thư rác đi cũng có ý nghĩa quan trọng giúp phòng ngừa rủi ro bị liệt vào danh sách cấm đồng thời giúp duy trì danh tiếng tốt cho công ty. Sau đây là một số hạn chế mà mail nội bộ đặt ra để giúp việc phòng ngừa rủi ro cho mail đi không vào dạng spam.

Hạn chế các email sử dụng ngôn ngữ không phù hợp/ kỳ thị.
Kiểm tra các kết nối với internet như Youtube, facebook.
Tập đính kèm sẽ được kiểm tra an toàn và thông tin.
Gửi tới khách hàng, ví dụ 25 người nhận trở lên trong trường bất kỳ, Email server sẽ giúp mail không bị liệt vào dạng spam.
Các email có quá nhiều chữ viết hoa.
Đăng kí Email doanh nghiệp để hoạt động hiệu quả hơn.

>>>Xem thêm: Tại sao phải đăng kí Email doanh nghiệp
 

Có hệ thống quản trị (Control panel) để quản lý và tạo các tài khoản email cho nhân viên
 

Còn gì tuyệt vời hơn khi bất kỳ nhân viên mới nào vào công ty đều có thể có ngay cho mình một email cá nhân có tên miền là tên công ty để có thể dễ dàng làm việc ngay với đối tác, mà không phải xin địa chỉ mail cá nhân của nhân viên hay bắt nhân viên lập một email miễn phí mới để cung cấp cho công ty làm visit card. Việc cần làm chỉ là nói IT mở một tài khoản email mới trên email server và thiết lập các vấn đề liên quan cho nhân viên có thể sử dụng ngay email của mình.
 

Tất nhiên, nhà quản trị không hề muốn thường xuyên phải kiểm tra và quản lý nội dung email của nhân viên. Tuy nhiên, chức năng này cho phép nhà quản trị hạn chế xảy ra tình trạng bị mất cắp dữ liệu hay nhân viên có những email mang nội dung không tốt ra bên ngoài. Đây là tính năng cực kỳ ưu việt của mail nội bộ mà chúng ta nên tận dụng.

>>>Xem thêm: Lợi ích của việc sử dụng email marketing
 

Email server có khả năng chống virus và spam mail hiệu quả cực cao
 

Ưu và nhược điểm của mail nội bộ 
 

Email server có một hệ thống lọc virus quản trị rủi ro cực hiệu quả, nó giống như một bộ lọc trước khi một email được gửi đến cho mail cá nhân hoặc gửi đi từ mail cá nhân ra Internet. Việc lọc và khử các tác nhân xấu này giúp cho các email được gửi đến có vius sẽ bị loại bỏ, còn khi email được gửi ra bên ngoài sẽ hạn chế được tình trạng bị biến thành mail rác hay spam. Điều này cực kỳ tuyệt vời khi thực hiện các kế hoạch email marketing đấy nhé.

Tags: dịch vụ email doanh nghiệp, mua email doanh nghiệp, email doanh nghiệp google, đăng ký email doanh nghiệp, email doanh nghiệp miễn phí, email doanh nghiệp là gì, email theo tên miền, bảng giá email google